Salesforceを入れたあと、多くの会社で次に出てくるのが「販売管理や基幹システムのデータもSalesforceで見たい」という相談です。つなぐ方法は一つではなく、費用も運用の手間も大きく異なります。この記事では、五つの方法を「どんなときに選ぶか」という観点で整理します。
方法を選ぶ前に確認したい四つのこと
- 鮮度：登録した瞬間に反映したいのか、翌朝までに入っていればよいのか。
- 量：1日に数十件なのか、数万件なのか。
- 出し方：相手のシステムが他のシステムと直接つながれるのか、CSVでしか出せないのか。
- 運用する人：社内に開発者がいるか。止まったときに誰が対応するか。
中小企業で多いのは「翌朝までに入っていればよい」「1日数百件まで」「CSVでしか出せない」「開発者はいない」という組み合わせです。
1．標準の連携機能やアプリを使う
SalesforceのアプリストアであるAppExchangeには、国内外の業務システムとつなぐアプリが多くあります。相手のシステムの会社自身が、Salesforceとの連携機能を用意していることもあります。分析目的でSalesforceの商談・取引先データをGoogle CloudのBigQueryへ写すなら、Google Cloud側に標準の転送機能もあります。
作る手間が少なく、供給元が保守してくれるのが利点です。使えるものがあるなら、まずここから検討します。
2．Salesforceの無料ツールで定時に取り込む
CSVをまとめて取り込むSalesforceの無料ツール（Data Loader）を、Windowsパソコンで決まった時刻に動かす方法です。追加の利用料はかかりません。
ただし、パソコンが止まれば取り込みも止まり、失敗に気づきにくい弱点があります。件数が少なく、多少遅れても困らない業務に向いています。
3．クラウドの連携サービスを使う
Skyviaなどのクラウド型の連携サービスを使う方法です。画面で設定するだけで、決めた時刻に自動で動き、失敗すればメールで知らせてくれます。CSVでしか出せない販売管理ソフトでも、ファイル置き場経由でつなげられます。
月額の利用料はかかりますが、開発より大幅に安く始められます。開発者のいない中小企業で、使いやすい選択肢です。
ただし、つながる相手はサービスごとに異なります。たとえばSkyviaは海外のSaaSやデータベースには幅広く対応していますが、国内の会計ソフトとは直接つながりません。つなぎたいシステムが対応しているかを、最初に確かめます。
4．個別に開発する
専用のプログラムを開発してつなぐ方法です。登録した瞬間に反映したい、複雑な計算や判定を挟みたいといった要件には、この方法が合います。
自由度が高い分、初期費用と、相手のシステムが変わったときの修正費用がかかります。開発した人がいなくなったときに誰が直すかも、最初に決めておく必要があります。
5．Data 360で顧客データを統合する
SalesforceのData 360は、複数のシステムに散らばった顧客データを一つにまとめ、マーケティングやAIに活かすための基盤です。Google CloudのBigQueryとも、データをコピーせずにやり取りできます。
「一人のお客様を、営業・サポート・ECの横断で捉えたい」という段階になったときの選択肢です。販売管理のデータを1種類取り込むだけなら、まずは方法2と3で十分です。
国内の会計ソフトとつなぐ場合
freee、マネーフォワード、弥生といった国内の会計ソフトとつなぐ場合は、考える順番が少し変わります。まず、会計ソフトの会社やAppExchangeが用意しているSalesforce連携で足りるかを確かめます（方法1）。足りなければ、各社が公開している連携の仕組みを使った個別開発（方法4）か、国産サービスに強い連携ツールを検討します。
「請求書を出したらSalesforceに反映したい」のように、会計のデータは他の業務より正確さとタイミングが問われます。どの数字を、どちらのシステムを正として持つかを先に決めておくと、方法も選びやすくなります。
迷ったときの考え方
まず標準の機能やアプリで済むかを確かめます。無い場合は、件数が少なく止まっても困らない業務なら無料ツールを、売上や受注に直結する業務なら連携サービスを選びます。それでも届かない要件があって初めて、個別の開発を検討します。
この順番で考えると、必要以上に大きな投資をせずに済みます。
X-mov Japanの支援
X-mov Japanは特定のツールを前提にせず、業務の頻度・データ量・運用する方の体制を伺って、必要十分な方法を選びます。つないだあとも、止まったときの対応や項目の追加を伴走支援で続けて支えます。
