経理担当の退職前に、売上データの取り込みを仕組みへ。美容商材卸の販売管理とSalesforceを自動でつなぐ

支援段階定着拡張

支援概要

サロンやエステ向けに美容商材を販売する企業様で、販売管理ソフトと受発注システムの売上データを、毎日Salesforceへ取り込む仕組みを構築。担当者の手作業に頼っていた取り込みを、人が変わっても止まらない形へ移した事例です。

販売管理データの自動取り込み基幹システム連携業務の属人化解消請求業務パソコン操作の自動化

この事例の支援内容

お客様: 美容商材の卸売企業様（社名非公開）
対象業務: 販売管理ソフトと受発注システムの売上データを、Salesforceへ取り込む作業
ご相談の課題: 売上データの出力と取り込みを経理担当者が手作業で行っており、担当者の退職を前に、他の方でも続けられる形にする必要があった。
目指したゴール: 売上データが毎日自動でSalesforceに届き、請求などの業務に使える状態にする。
支援内容: データ連携サービスSkyviaによる毎日の自動取り込みを構築。販売管理ソフトからのデータ出力も、パソコン操作の自動化で人の手を介さない形に整えた。

美容サロンやエステサロンを主な取引先として、美容商材を販売する企業様です。Salesforceで取引先や売上の情報を管理しており、構築を担当していた会社から引き継ぎを受ける形で、X-mov Japanが支援を始めました。

売上のデータは、販売管理ソフトと、取引先からの注文を受ける受発注システムの二か所にありました。これをSalesforceへ反映するには、担当者がそれぞれからファイルを出し、形を整えて取り込む必要がありました。

この作業を担っていたのは経理のご担当者です。その方の退職が決まり、請求に関わる業務を止めないためにも、「人が変わっても続く仕組み」へ移すことが急務でした。

加えて、販売管理ソフトにはデータを自動で書き出す機能がなく、伝票を1件ずつ開いて出力するしかありませんでした。取り込みだけでなく、「出す」作業にも手間がかかっていたのです。

受発注システムと販売管理ソフトから出したファイルを、毎日決まった時刻にSalesforceへ取り込む仕組みが稼働しました。担当者が取り込み操作をする必要はありません。

販売管理ソフトからの書き出しも、パソコン操作の自動化で、前日分の伝票を自動で出力できることを確認しました。受発注システム側とつなげた通しの運用については、実行するパソコンや時間帯をお客様と調整しながら進めています。

データ連携サービスのSkyviaを使い、クラウド上のファイル置き場に置かれた売上データを、毎日Salesforceへ取り込む形にしました。取り込みはクラウド上で動くため、担当者の予定や作業の忘れに左右されません。

販売管理ソフトは自動出力に対応していないため、パソコンの操作を自動化するツールで、人が行っていた画面操作を再現しました。前日の伝票を探して書き出し、取り込み用の場所へ移すまでを自動で行います。

自動化で一番気を付けたのは、数字が合わなくなる事態を防ぐことです。前日のファイルが残って二重に取り込まれないよう、毎回前のデータを片付けてから処理します。販売管理側の出力に失敗した日は、その後の工程に進まない仕組みにしています。伝票がない日は取り込みを行わないようにもしました。

取り込みの自動化だけでなく、その手前にある「データを出す」作業まで含めて、人の手を介さない流れを設計しました。そのうえで、自動化したあとに起きやすい二重登録や取り込み漏れを、仕組みの側で防ぐ形にしています。

担当者の退職という期限がある中で、「今の人がいなくなっても業務が回ること」を優先して進めた事例です。