導入事例不動産業
担当者任せの賃貸管理から、チームで進める業務へ。Salesforce活用を設計
解約・入居・更新のステータスと必要項目、既存システムとの情報の受け渡し、担当者間の引き継ぎを設計しました。担当者間で進捗と次の対応を共有し、既存の不動産管理システムも活かした業務体制を設計するための取り組みです。
この事例の支援内容
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担当者が不在でも、賃貸管理を前に進めたい
スプレッドシートで管理していた業務について、担当者が不在でも交渉や工事の状況を把握できる仕組みが求められていました。
賃貸管理では、一つの手続きに交渉、工事、書類など複数の仕事が関わります。状況を担当者しか説明できないと、問い合わせへの回答や次の手配がその人の帰社待ちになりかねません。確認待ちが積み重なれば、管理物件が増えるほど負担も増えます。顧客への回答を止めずに業務を回すために、個人の記憶に頼らない進捗管理が必要です。
既存システムを活かして、進捗管理を設計する
解約・入居・更新のステータスと必要項目、既存システムとの情報の受け渡し、担当者間の引き継ぎを設計しました。
物件や部屋、オーナー、入居者の情報は、既存の不動産管理システムからCSVで受け渡す方針を検討しました。Salesforceでは進捗や関係者とのやり取りを扱い、案件完了後に既存システムへ入力する運用も含めて役割分担を整理しています。
個人のメモから、チームが引き継げる記録へ
業務の設計では、案件の発生から交渉中、交渉後へと進む状態と、その時点で必要な記録を整理しました。担当者だけが分かるメモを、チームで現在地を確認できる情報へ変えていく考え方です。案件完了後に既存システムへ入力する運用も含め、日々の進捗管理と正式な情報管理の役割を分けました。
Before／After
観点 | Before | After |
|---|---|---|
進捗の共有 | 担当者不在でも交渉・工事の状況を把握する必要がある。 | 共有するステータスと記録を設計。引き継ぎ時に何を見ればよいかが明確に。 |
システムの役割 | 既存の管理情報と日々の進捗をどう分担するかが未整理。 | CSVでの受け渡しと完了後の入力方針を整理。重複管理を抑える導入判断ができる状態へ。 |
手続きの見える化から、管理業務の改善へ
次の支援では、設計を画面へ落とし込み、実際の案件を使って入力と引き継ぎを確かめることが考えられます。運用が定着した先では、どの手続きで待ち時間が生じるかを把握し、手配や役割分担の改善へつなげられます。管理品質を保ちながら受託物件を増やすには、こうした業務の見直しを続けることが重要です。
X-mov Japanの価値
X-mov Japanの価値は、既存システムを活かす範囲と、Salesforceで変える業務を見極めた点にあります。X-mov Japanは、現場が引き継げる記録と判断の仕組みを設計し、構築・定着・改善を通じて事業の拡大を支える業務基盤へ育てます。
テクノロジーをビジネスの競争力へ。X-mov Japanは、事業目標から業務と仕組みを設計し、構築・定着・拡張・変革を通じて、お客様とともにデータを企業の資産へ育てます。