導入事例設備工事・保守
紙の工事報告を、次の仕事につながる情報へ。設備工事の業務改革を設計
工事依頼から報告までの業務を整理し、ポータル、LINE連携、電子サインの適用と導入条件を検討しました。自社と協力会社が無理なく使える業務の流れを描き、導入すべき仕組みと条件を見極めるための取り組みです。
この事例の支援内容
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工事が増えるほど、連絡と確認も増える構造を見直す
紙・FAX・メールが混在し、Salesforceの情報を加工して協力会社へ送るなど、情報を受け渡す作業が必要でした。
工事は、自社だけで完結しません。手配や報告のたびに情報を加工し直す運用では、案件が増えるほど連絡と確認の仕事も増えます。ただし、自社に便利な仕組みでも、協力会社が使えなければ新旧の運用が併存し、かえって負担になりかねません。処理能力を高めるには、情報を送る側と受け取る側の両方から業務を設計する必要があります。
自社と協力会社の両方から導入条件を考える
工事依頼から報告までの業務を整理し、ポータル、LINE連携、電子サインの適用と導入条件を検討しました。
協力会社が工事情報を確認するポータル、日程調整のためのLINE連携、追加工事の合意を扱う電子サインなどを検討しました。工事依頼、日程、追加対応、完了報告を対象に、デジタル化する業務の範囲を具体化しています。
使われる条件を確かめ、導入範囲を見直す
誰が、どの段階で、何を受け渡すかを整理し、工事情報の閲覧、日程調整、追加工事の合意、報告をそれぞれ検討しました。関係先の既存システムも確認した結果、大きな仕組みの導入はいったん見送る判断となりました。導入を急ぐ前に、業務が成立する条件を明らかにしたことが、この支援の価値です。
Before／After
観点 | Before | After |
|---|---|---|
情報の受け渡し | 紙・FAX・メールとデータ加工が混在。案件増加に伴い確認負担も増えやすい。 | 工事の流れと受け渡しを整理。どこを変えるべきか検討できる状態に。 |
投資の判断 | 自社の要望と関係先の運用が合うかを確認する必要がある。 | 関係先の条件を踏まえて導入範囲を見直し。使われる仕組みを選ぶ判断材料を整理。 |
小さく試し、業務全体へ広げる次の一歩
次の支援としては、関係先の利用環境を踏まえ、限られた業務や協力会社から試せる範囲を選ぶ方法が考えられます。報告の受け取り方など、効果を確かめやすい接点から始め、二重作業が残らないかを見ながら広げる。そうした進め方が、使われる仕組みと適切な投資につながります。
X-mov Japanの価値
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