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出荷業務を、事業成長を支える基盤へ。SalesforceとSlackで顧客情報と現場をつなぐ
Slackで進めていた出荷業務をSalesforceへ移し、顧客・商談と出荷情報をつなぐ仕組みを構築しました。営業と出荷担当の役割や引き継ぎも見直し、日々の確認負担と事業拡大への備えを考えた取り組みです。
この事例の支援内容
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受注した仕事を、お客様へ確実に届ける。営業から出荷へと続く業務は、売上を顧客への価値に変える大切な接点です。
案件が増えても、部門をまたいで必要な情報が伝わり、担当者が次の仕事へ進める。そのような体制を育てるには、日々の連絡と、顧客・出荷データの管理をつなげることが重要になります。
今回ご紹介するのは、Slackを中心に進めていた出荷業務をSalesforceへ移し、営業から出荷担当への情報共有を見直した取り組みです。X-mov Japanは、現場の使いやすさと、今後の事業を支えるデータの蓄積を見据えて支援しました。
出荷情報が顧客情報とつながらない。その先で起きること
同社は、Slackで受け付ける出荷データをまとめて集め、他の顧客データと関連付けることに課題を抱えていました。
この課題が業務に与える影響は、情報の探しにくさにとどまりません。顧客との約束と出荷の状況を一緒に追えなければ、営業は問い合わせを受けるたびに出荷担当者へ確認する必要が生じます。出荷側も、作業に必要な情報が不足していれば営業へ聞き直すことになります。
確認の往復が増えるほど、営業が提案に使える時間は削られ、お客様を回答待ちにする場面も増えかねません。案件数が増えたときに、受注の伸び以上に社内調整の負担が膨らむことが、事業上のリスクです。
さらに、出荷がどこで止まっているかを顧客や商談と結び付けて把握できなければ、優先すべき対応や、人を配置すべき工程も判断しづらくなります。今回の移行は、営業と出荷をつなぎ、受注した仕事を安定して届けるための基盤づくりとして捉えました。
支援の考え方：顧客への約束から、情報と役割を設計する
次の担当者が動ける条件をそろえる
出荷業務には、営業・CS、出荷前準備、開発、出荷作業と複数の担当者が関わります。営業が入力した時点だけを見ていては、後工程で必要な情報が足りるかは分かりません。
そこで、最初に受け付ける情報と、各工程で追記する情報を整理し、入力画面と入力チェックを見直しました。着目したのは、担当者が何を入力するかに加え、その情報を受け取る人が何を判断し、どの作業へ進むかです。
役割と情報の受け渡しを一緒に設計することで、個々の担当者の工夫に任せていた連携を、組織として育てられる業務へ近づけます。
データの管理と、現場への連絡をつなぐ
出荷情報をSalesforceで管理し、顧客・商談と関連付ける構成を整えました。あわせてSlackへの出荷情報の通知・更新機能を構築し、記録する場所と、担当者へ知らせる手段を結び付けています。
顧客に関する情報をたどれることと、必要なときに現場へ伝わること。この両方を支える設計が、日々の運用とデータ活用をつなぐ要点です。
今の課題から着手し、次の改善につなげる
お客様が商談時に掲げていたのは、まず出荷情報と申請の流れをSalesforceへ移し、その先で在庫管理との連携を検討する構想でした。
今回の支援では、出荷情報の管理・共有と、既存の入力項目の見直しに取り組みました。一度にすべてを変えるのではなく、後続の活用につながる情報と業務の土台から整える進め方です。
業務も変える：担当者ごとの作業を、一連の引き継ぎへ
今回見直したのは、営業が出荷依頼を登録し、その情報を次の担当者が受け取って仕事を進めるまでの流れです。営業・CSが最初にそろえる情報と、出荷前準備・開発・出荷作業で追記する情報を分け、工程ごとの役割を整理しました。
この整理に合わせて入力画面や入力チェックを整え、出荷情報をSlackで知らせる仕組みを構築しています。「情報を入力する」「相手に連絡する」という個々の作業を、次の担当者へ必要な情報を渡すための業務としてつなぎ直しました。
業務設計の軸も、担当者がそれぞれ情報を持つことから、顧客・商談に結び付いた出荷情報を部門間で共有することへ移しています。営業の入力が後工程の作業に使われ、出荷側の更新が顧客対応の判断材料になる。そうした情報の循環をつくることが、このプロジェクトで目指した業務の変革です。
システムへの投資を成果につなげるには、この流れが日々の仕事で使われることが欠かせません。継続支援では、入力の負担や引き継ぎで止まる箇所を確かめ、画面と運用ルールの両方を改善していくことが重要になります。
Before／After
観点 | Before | After |
|---|---|---|
顧客への対応 | 出荷情報と顧客情報を結び付けられず、状況を確認するにも情報を探し合わせる必要がある | 顧客・商談と出荷情報を関連付ける構成へ。顧客ごとの状況をたどり、回答に必要な情報を集める土台を整備 |
部門間の引き継ぎ | 誰がどこまで入力し、次の担当者へどう知らせるかが曖昧で、確認の往復が起きやすい | 営業・CSがそろえる情報と後工程で追記する情報を分け、通知を組み込んだ流れへ。次の担当者が必要な情報を受け取って動ける業務を設計 |
成長への備え | 出荷情報が顧客データと分かれたままでは、案件増加に伴う業務負荷や対応の滞りを捉えにくい | Salesforceに出荷情報を集める基盤へ。今後、進捗や対応時間の記録を充実させ、負荷の把握や改善判断に活かせる方向へ |
この取り組みが、経営と事業にもたらす価値
営業が、お客様への提案に時間を向けられる体制へ
情報の所在や出荷状況を確認するために、その都度担当者へ問い合わせる。こうした社内調整を減らせれば、営業はお客様との対話や次の提案に時間を向けやすくなります。出荷情報の共有は、受注後の対応品質を支えるとともに、営業活動に余力を生み出すための投資でもあります。
取引が増えても、安定してサービスを届けるために
受注を増やす取り組みと、その後の業務を受け止める体制づくりは、合わせて考える必要があります。担当者の記憶や個別の連絡に頼る場面を減らしていくことは、案件数が増えても対応品質を保ちやすい組織づくりにつながります。
今回の出荷情報と引き継ぎの整備は、そうした成長を支える土台です。現場の負担と顧客への提供品質を両方見ながら、事業拡大に備える一歩として位置付けられます。
蓄積したデータを、次の改善判断に活かす
顧客と出荷の情報が結び付いて蓄積されれば、どの業務に負荷がかかっているか、どこを改善すべきかを考える材料になります。今後、進捗や対応時間などの記録も充実させることで、人員配置や業務改善の優先順位を判断するための活用も目指せます。
日々の仕事を進めるために残したデータが、次の経営判断にも役立つ。この循環を育てていくことが、テクノロジーを競争力につなげる道筋です。
お客様との対話から見えた、次に進みたい方向
支援中の対話では、出荷業務に加えて、営業管理をより見えるようにしたいという関心も示されました。商談の完了予定日が繰り返し先送りされる状況を把握する提案に対し、お客様からは前向きな反応があり、直販・代理店の両方で使いたいという希望が挙がっています。
背景にあるのは、情報を登録するだけでなく、状況を把握して管理に活かしたいという意向です。出荷と商談の情報を整える取り組みは、こうした次の活用にもつながります。
次の展開：在庫・出荷・営業判断をつなぐ
お客様の構想にある在庫管理との連携は、次の検討テーマです。在庫と出荷予定を顧客・商談の情報と合わせて確認できれば、営業が納期を案内する際の判断材料を増やせます。受注前の説明と、受注後の提供体制を近づける展開です。
継続支援では、まず新しい入力・引き継ぎの流れが現場で使われているか、どこに確認待ちや負担が残るかを捉えます。そのうえで、在庫連携や出荷状況の可視化など、次に取り組む内容を優先付けしていきます。
例えば、顧客への回答を待たせる原因が在庫確認にあれば在庫連携を、出荷の滞留箇所が分からなければ工程別の進捗管理を検討する。事業への影響を見ながら、投資すべき順序を決めることも、私たちが提供できる支援です。
X-mov Japanの価値：テクノロジーを、ビジネスの競争力へ
X-mov Japanが見据えるのは、システムへの投資が、お客様の売上・利益や事業の成長につながることです。現場の課題と事業の目標を結び付け、必要な業務とデータのあり方から支援を考えます。
今回の起点は、出荷情報の管理と引き継ぎでした。そこに、営業が顧客へ向き合う時間を生み出すこと、取引の拡大を支えること、データを改善判断に使うことまで視野を広げる。それが、私たちのプロジェクトの捉え方です。
構築した仕組みは、現場で使われ、事業の変化に合わせて育っていくことで価値を発揮します。X-mov Japanは、構築から定着、その先の活用・改善までを支援するパートナーとして、お客様の成長に向き合います。
「案件が増えても、今の体制で対応できるようにしたい」「Salesforceに蓄積した情報を、もっと事業に活かしたい」。実現したい姿から、一緒に進め方を考えます。