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同社について
同社は、代理店とも連携しながら顧客へのサービス提供を行う情報通信業の企業です。営業だけでなく、試用の準備や本導入に向けた支援など、顧客ごとに複数の段階を管理する必要がありました。
今回の取り組みでは、代理店網やサービスの拡大を見据え、契約件数や費用、代理店ごとの状況を把握できる管理体制を目指しました。そのために、従来のHubSpotとExcelによる管理を見直し、Salesforceへの移行を進めました。
同社の課題
営業、導入後の顧客支援、代理店管理などの情報が複数のツールに分かれていました。顧客リストやタスクを別々に入力する手間があり、顧客・代理店ごとの進捗や、次に対応すべきことを把握しにくい状態でした。
必要だったのは、入力先を一つにすることだけではありません。営業から試用、本導入へ進む際に、どの情報をそろえ、どの業務へ引き継ぐかを整理する必要がありました。今後の契約管理や代理店対応の複雑化も見据え、業務の段階と管理する情報を改めて設計しました。
現場での変化
構築した仕組みでは、「商談」「トライアル準備」「オンボーディング（本導入に向けた支援）」を分けて管理します。商談で試用の合意が取れると準備用の記録が作られ、準備が完了すると導入支援用の記録が作られるようになりました。
各段階で必要な情報を確認してから次へ進む入力チェックも設けました。本導入となった場合には関連する商談の状況も更新されるため、営業と導入支援の記録を連動させて管理できます。
本記事では、業務設計からシステム構築の完了までの取り組みをご紹介しています。運用開始後の工数削減率や売上への定量効果は未掲載です。
提供サービス、内容
X-mov Japanは、Salesforceの標準機能を基本に、必要な部分を追加設定する方針で業務とデータの構成を設計しました。従来の画面や入力方法をそのまま移すのではなく、各段階で管理すべき情報と移行条件を整理しました。
具体的には、商談にひもづくトライアル準備と導入支援の記録を作成し、進捗に応じて次の記録を自動生成するフローを実装しました。本導入の前には支払い方法や契約予定日の入力を必須にするなど、業務上の確認事項をシステムの入力チェックに反映しています。
本導入への進捗変更を商談へ反映する処理や、情報が更新されていない期間を確認する項目も作成しました。あわせて、ダッシュボードの共有・参照設定を調整し、業務の状況を確認するための設定を整えました。
X-mov Japan株式会社の価値
今回の支援では、商談から本導入までを一つの管理項目に詰め込まず、業務ごとに必要な情報を分け、その間を自動処理でつなぎました。管理の分かりやすさと、営業・導入支援の連携を両立するための設計です。
代理店や顧客との取引が増える中でも、契約と対応状況を把握して次の活動を判断できること。その目的に向けて、業務の整理からSalesforceの具体的な設定までを支援しました。