特殊機械の購買・品質保証をSalesforceで整理。案件・製番・号機をつなぐ設計

同社の課題

• 部門ごとに最適化されたExcelやシステムが乱立し、データの二重入力や転記作業が常態化していた
• サプライヤーからの見積フォーマットがバラバラで、比較検討や過去履歴の検索が困難だった
• 仕様書や図面などの関連情報が各所に分散し、必要な情報を見つけるのに時間がかかっていた
• 承認プロセスや権限管理が運用ルール頼みで、意図しない情報更新や確認漏れのリスクがあった
• 独自に管理される「製番」や「号機」といった複雑な管理単位が、システム化を阻んでいた

お客様が目指したこと

目指したのは、部門をまたぐたびに情報を探し直したり転記したりせず、必要な確認を経て調達や品質対応を進められることです。受注生産では、どの製番・号機に関する見積、図面、不具合なのかが分からなければ、次の担当者が判断できません。そこで、既存システムの画面をそのまま移すのではなく、案件と関連情報の結び付きを先に整理しました。サプライヤーとのポータル連携は、社内の管理を整えた先の拡張として検討しています。

業務と設計上の課題

入札、受注、製番、号機、品質保証をそれぞれの管理単位で扱う必要がありました。共同企業体（JV）と受注先の関係や、同じ案件に属する複数の機械・資料をどう結び付けるかが設計上の論点です。個々の画面を先に作るのではなく、関連する情報と業務の順番を整理する必要がありました。

提供サービス、内容

入札案件、商談、製番、号機、見積依頼、品質情報の関係を図にして確認しました。複数企業で構成される共同企業体（JV）の扱いや、受注生産に合う管理単位も検討しています。画面フローで入力の順番を案内する構成、関連資料の参照方法、承認の流れを整理し、仮環境を使って項目を精査する進め方を取りました。

現場での変化と取り組み

案件、製番、号機と、見積・発注・品質保証の情報をどう結び付けるかを整理し、入力画面や承認の設計を進めました。関連資料を案件から参照することや、入力を画面で案内することを、具体的な構築・確認の対象としています。サプライヤー向けポータルは、今後の拡張として検討しています。

X-mov Japan株式会社の価値

この支援で重視したのは、購買と品質保証を別々の台帳で終わらせず、案件・製番・号機との関係で情報を参照できる設計です。画面の作りやすさだけで決めず、誰が入力し、誰が確認し、次の業務で何を使うかを整理しました。お客様が求める調達・品質対応の連携に向けて、業務の区切りとシステムの管理単位を合わせた点が支援の中心です。